L’Association

Le délégué de l’AFSEP

Le Délégué représente l’AFSEP dans son Département. Il a pour missions de faire connaitre l’association et la maladie en menant régulièrement des actions sur le plan local, par le biais de rencontres amicales, de réunions d’information, de groupes de parole, d’ateliers « bien être »  et de manifestation de collecte de fonds.

Il peut être appelé à représenter l’Association dans les commissions et organismes sanitaires et médico-sociaux.

Volontaire et disponible il est touché directement ou indirectement par la maladie.

Il doit garder une neutralité politique, religieuse et philosophique.

Conditions d’admission :

• Être  adhérent à l’Association et à jour de la cotisation,
• Ne pas exercer d’autres responsabilités dirigeantes susceptibles de créer des conflits d’intérêt dans des associations de personnes atteintes de Sclérose En Plaques,
• S’engager, par la signature de la charte des délégués qui est remise lors de la nomination, à la respecter ainsi que le règlement intérieur,
• Disposer de ses capacités juridiques,

Les missions :

• Soutien et aide aux malades et à leurs proches : Il les écoute et peut les conseiller et les orienter vers les aides sociales ; Il fait le lien avec l’ensemble des services du Siège Social.
• Représentation de l’AFSEP ; Il est le représentant de l’Association  dans son Département. Il veillera à avoir une attitude objective, amicale et bienveillante. Il peut être, sur proposition du Président de la commission des délégations, le représentant de l’Association dans les diverses instances ou commissions régionales, départementales, intercommunales ou communales (CCAS, Commission d’accessibilité, Conseils territoriaux de santé, MDPH, représentants des usagers dans les structures…) À ce titre, il doit être attentif aux directives et choix stratégiques et politiques de l’AFSEP.
• Information et sensibilisation à la Sclérose En Plaques : Le délégué suscite et organise des interventions dans les établissements scolaires, les centres de formation médicale et paramédicale et lors d’événements ponctuels dans le but de faire connaître la maladie et l’Association auprès du grand public, des institutions, des professionnels de santé, des services d’aide à domicile, etc. Participation à des salons, forums des associations. Il sollicite les services du Siège de l’AFSEP pour établir, dès que nécessaire, des conventions de partenariat. 
• Actions visant à faire connaitre l’AFSEP et de collectes de dons : le délégué organise, où est partenaire de manifestations ou d’événements en vue de faire connaitre l’AFSEP, de recueillir des fonds nécessaires au bon fonctionnement de l’Association et à la réalisation de ses missions. Il cherche de nouveaux adhérents et donateurs.

Lors de toutes les opérations menées par le délégué au nom de l’AFSEP il est important de valoriser l’Association et notamment de ne pas oublier de citer l’AFSEP lors d’interventions dans les médias.

Toutes les sommes recueillies au profit de l’AFSEP lors des manifestations doivent être reversées au Siège Social qui prendra en charge le règlement des factures auprès des différents prestataires de service et des remboursements des frais du délégué.

La cotisation :

Le délégué doit s’acquitter de sa cotisation annuelle, et ce, dès le premier trimestre de l’année. Le règlement de la cotisation assure l’assurance du délégué pour toutes les participations aux manifestations et déplacements à l’initiative du délégué ou sur demande de l’Association. Ce règlement donne droit également à l’abonnement annuel à la revue de l’Association, « Facteur Santé ».

Remboursement des frais :

Les frais engagés par le délégué, dans le cadre de ses missions, lui sont remboursés, sur justificatifs, selon les critères définis par le Conseil d’Administration de l’AFSEP pour tout bénévole de l’Association. Pour les frais importants à engager lors d’événements ponctuels ou de déplacements ponctuels et non habituels (participation à des colloques, congrès ou salons…) le délégué devra obtenir au préalable l’autorisation du Trésorier, ou à défaut, du Président. Dans ce cas, une avance pourra être accordée.

Les frais seront remboursés mensuellement à réception de la note de frais et des originaux de justificatifs de dépense, après vérification par le Trésorier.

Sauf exception, les manifestations doivent être déclarées, en amont, auprès du Siège Social, et en cas d’urgence auprès du trésorier ou du Président.

Toutes participations à des manifestations, événements ou déplacements, non déclarés ne seront pas remboursés.

Formation :

L’Association organise des cessions de formation pour ses délégués, formation soit dans ses locaux à Blagnac, soit au niveau régional. Le délégué doit s’efforcer d’y participer. De même il doit, dans la mesure ou il en a la possibilité, participer aux formations organisées par les institutions ou collectivités dans lesquelles il siège au nom de l’AFSEP.

Collecte de fonds

Toutes les  sommes recueillies lors des manifestations doivent être reversées, dans les jours qui suivent, sur le compte de l’AFSEP.

Le Siège Social étant le seul habilité à délivrer des reçus fiscaux, il convient de lui adresser un bordereau des donateurs, que ce soit en chèque ou en numéraire.

Le délégué ne doit pas détenir de sommes données pour payer des prestations. Sur présentation de factures le Siège Social effectue les remboursements.

Le délégué ne peut ouvrir un compte dans quelque banque que ce soi, au nom de l’AFSEP ni en son nom propre pour y verser les sommes recueillies.  

Assemblées Générales :

Les Assemblées Générales étant le temps fort de la vie de l’Association, le délégué doit s’efforcer d’y participer chaque année. (Selon son état de santé).

Outre le fait que l’Assemblée Générale est le moment de validation des comptes, du vote du budget pour l’année suivante, d’approbation des différents rapports de renouvellement du Conseil d’Administration (selon les années) c’est un moment de rencontre et d’échange entre délégués, entre délégués et administrateurs, entre délégués et permanents du Siège Social.

C’est également un moment de formation et d’information. Également un moment de convivialité pendant lequel chacun doit pouvoir s’exprimer librement.

Échange d’informations :

Le délégué sera informé, par le Siège Social, des initiatives nationales, régionales départementales et locales ainsi que des directives utiles au bon fonctionnement de la délégation. Ces informations seront transmises par le journal interne aux délégations « Trait d’Union », par courriel ou par courrier postal.

Le délégué s’engage à fournir, au Siège Social, tous les éléments nécessaires au bon fonctionnement de sa délégation et à répondre aux demandes du Siège Social.

Il s’engage par ailleurs à communiquer avec les autres délégués de son département ou des départements limitrophes, avec lesquels il travaille étroitement.

Confidentialité des données :

Le délégué s’engage à ne jamais transmettre le fichier des adhérents qui lui a été confié sans une autorisation expresse du Siège Social ou du Président. Ces données sont confidentielles et réglementées, à l’usage unique de l’AFSEP et ne doivent jamais être confiées à des tiers. En effet, communiquer des informations nominatives à des tiers non autorisés est passible des sanctions prévues par le Code civil (art 226.22)

Le délégué est tenu à un devoir de réserve. A ce titre il ne doit pas divulguer des informations que lui aurait données un adhérent ou une personne qu’il reçoit ou rencontre.

Responsabilité :

Comme chaque membre de l’Association, le délégué est personnellement responsable de ses actes, mais il engage également la responsabilité de l’Association.

À aucun moment, il ne doit engager la responsabilité financière de l’AFSEP sans en avoir eu l’aval express du Siège Social, du Trésorier ou du Président.

Assurances :

Comme toute personne adhérente à jour de sa cotisation, agissant dans le cadre des activités de l’AFSEP ou organisant une manifestation déclarée, pour l’Association, le délégué est couvert par les assurances de l’AFSEP. Cependant, en cas de manifestations spéciales ou de doute sur ses responsabilités, le délégué devra en référer au Siège Social et s’en tenir aux directives qui lui seront données. C’est le cas notamment lors de manifestations mettant en cause des engins motorisés, des aéronefs ou des sports dits à risques. Il veillera à être en conformité avec les réglementations en vigueur, notamment en ce qui concerne la SACEM et les règlements des fédérations sportives ou autres.

Journée d’Action Nationale :

Chaque année le délégué s’efforcera de participer, selon les recommandations de l’Association, aux journées d’action nationale qui ont pour objectif de faire connaitre la maladie et l’Association à un large public. 

Organisation de manifestations :

Certaines manifestations nécessitant des déclarations préalables, il est nécessaire d’avertir le Siège Social, suffisamment en avance, de leur tenue. C’est le cas pour toutes manifestations au cours desquelles sont diffusées des œuvres musicales.

Il en est de même pour certaines manifestations faisant appel à la générosité publique (quête sur la voie publique, tombola…) et devant être déclarées en Préfecture, il convient d’en informer le Siège Social de leur tenue. Celui-ci effectuera les démarches nécessaires. 

Engagements de l’AFSEP à l’égard du délégué :

Afin de faciliter les missions du délégué, l’AFSEP s’engage à :

1. Lui fournir les moyens et la formation nécessaires à l’exercice de son activité bénévole,
2. Mettre à sa disposition des outils de communication, concernant l’Association, adaptés et pertinents,
3. L’informer sur les orientations prises par le Conseil d’Administration et l’Assemblée Générale ou sur les directives que le Siège Social lui fera connaitre par tout moyen adapté.

Les engagements du délégué :

1. Être à jour de sa cotisation pour l’année en cours, et ce, dès le premier trimestre de l’année,
2. Participer aux formations proposées ainsi qu’aux Assemblées Générales,
3. Respecter l’organisation et le fonctionnement de l’Association et de sa délégation selon les recommandations de l’AFSEP,
4. Assurer avec sérieux et régularité la mission confiée par l’AFSEP,
5. Apporter aide et soutien aux personnes atteintes de Sclérose En Plaques et à leurs proches,
6. Collaborer avec les autres acteurs de l’AFSEP, dirigeants, personnel du Siège Social, autres délégués ou bénévoles,
7. Respecter la confidentialité des échanges avec les personnes rencontrées. Le délégué est tenu à une obligation de réserve, 
8. Entretenir et favoriser des relations constructives avec les autres acteurs associatifs du terrain
9. Le délégué peut demander à être relevé, temporairement ou définitivement, de ses fonctions. 

Perte du statut de délégué :

La qualité de délégué se perd :

1. Par la démission par envoi d’un courrier simple au Siège Social,
2. Par exclusion pour non-respect du Règlement intérieur des délégations ou faute grave ; le délégué sera appelé à fournir des explications sur les faits reprochés au Conseil d’Administration avant que celui-ci ne se prononce
3. Lorsque le délégué ne remplit plus les conditions indiquées en n° 1 notamment la perte des capacités juridiques.